Controlling af små og mellemstore virksomhedercheck75x75

Hvis I har valgt et udbudsdesign, der skal fremme købet af lokale og økologiske varer fra SMV’er, vil der vise sig nye udfordringer. Især hvis de ikke er vant til at levere til offentlige køkkener.

Levering af data kan være svært for SMV’er

Når I skal lave controlling af aftaler med små og mellemstore virksomheder, skal I være opmærksomme på, at de ikke nødvendigvis har de systemer, der kan give jer de data, I normalt efterspørger. I opstarten vil de være fokuserede på at få leveret de rette mængder til tiden og med den rette service. Og det er trods alt også det vigtigste for køkkenerne.

Sørg for at gøre det let for alle at opfylde og controlle krav

Som indkøbere skal I vurdere, hvordan I får den mest brugbare information til controllingen på den nemmeste måde for både leverandør og indkøbsafdeling.

I kan
  • Teste de krav, I overvejer at stille, i markedsdialogen før aftalen
  • Lave en målsætning om, at leverandøren og indkøberne sammen skal finde ud af, hvordan leverandøren kan levere information af en bestemt karakter, når aftalen træder i kraft
  • Undgå firkantet upersonlig kontrol (skemaer der skal udfyldes, ufleksibilitet i forhold til aflevering af kontroldata)
  • Være åben for at bruge leverandørens nuværende muligheder for at levere information i stedet for at stille krav om specifikke afleveringsformater og frekvenser.

Husk, at høje krav kan betyde usikkerhed og i sidste ende medføre, at leverandøren ikke byder på udbuddet.