Controllingmetoder til indhentning af info fra køkkenernecheck75x75

Når I skal sikre jer, at leverandørerne lever op til kravene, kan I hente information fra køkkenerne på forskellige måder.

Inddrag køkkenerne i controlling

Sørg for at forklare køkkenerne fordelene ved løbende at tjekke leverandørernes ydelser. Er der fx styr på priserne? Leverer de til tiden? Osv.

Før selve udbuddet kan I aftale med køkkenerne, hvad der skal tjekkes, og hvordan det bedst kan ske. På den måde er køkkenerne selv med i forløbet.

I Spørgeguiden kan I finde eksempler på spørgsmål, der bygger på krav, som er angivet i kravspecifikationen.

Spørgeskema: online eller ved hjælp af egenkontrolprogrammet

I kan hente information via spørgeskemaer, som køkkenerne enten besvarer online eller som en del af deres egenkontrol. Brugervenlighed er en vigtig faktor for at få svar fra køkkenerne.

Send spørgeskema ud på mail eller brug fx Google Analyse

Hvis I gentagne gange sender samme spørgeskema ud, vil I med et lavt tidsforbrug kunne skaffe god dokumentation for, hvordan leverandøren varetager aftalen.

Indarbejd controlling i køkkenernes egenkontrolprogram

Ved at kombinere kontrol af indkøb med andre opgaver såsom egenkontrol, kan man øge antallet af svar, fordi det ikke opfattes som ekstra arbejde for køkkenmedarbejderen, da de i forvejen er i gang med at krydse af i et skema.

Hvis egenkontrollen foregår på papirskemaer, skal køkkenerne sende skemaerne til indkøbsafdelingen. Mange bruger dog en webbaseret egenkontrol, hvilket giver indkøbsafdelingen direkte adgang til informationerne.

Ofte vil der være mulighed for at udarbejde statistik på leverandørniveau direkte i egenkontrolprogrammet, og det vil være muligt at sende rapporter til leverandøren.

Som en sidegevinst kan I spørge, om køkkenerne bruger andre leverandører, fx dagligvarebutikker, den lokale frugtplantage eller andet.

I kan ringe køkkenerne op

Denne metode er både tidskrævende, fordi det kan være svært at få fat i køkkenerne, og unøjagtig, medmindre I stiller præcis de samme spørgsmål hver gang. Metoden har dog den åbenlyse fordel, at I har personlig kontakt til køkkenerne og kan få viden, som ikke kan skrives i et skema.

I kan lade køkkenerne melde ind selv

At lade køkkenerne melde ind selv kan fungere, hvis køkkenerne er store og dermed har fokus på værdien af deres indkøbsproces. I de små køkkener, hvor der ofte kun er én køkkenansat, har de ikke tid til det.