Controllingcheck75x75

God controlling og løbende dialog med leverandørerne øger aftalens værdi. På den måde sikrer indkøberen eller controlleren, at aftalen bliver tilpasset køkkenernes behov og leverandørens muligheder.

At følge op på de krav, man som offentlig indkøber stiller i en fødevareindkøbsaftale, er i tråd med god forvaltningskik og er samtidig med til at sikre, at I har valgt den rette leverandør.

Sørg for forud for udbuddet at have etableret en god dialog med såvel leverandører som køkkener. Se hvordan under markedsdialog og køkkendialog.

Stil kun nødvendige krav i udbuddet

Controlling af en fødevareindkøbsaftale kan være en omfattende opgave – ikke mindst hvis I som indkøbere har stillet mange krav i udbuddet.

Vær derfor kritisk over for de krav, I stiller: Er de overhovedet nødvendige for en god aftale? Jo flere krav jo mere controlling – og som regel en højere pris.

I kan finde eksempler på krav, I kan stille i kravspecifikationen, og hvor I kan hente informationen.

Hvad mener Kloge Fødevareindkøb med Controlling?

Denne guide bruger begrebet Controlling i den ”bløde” betydning, dvs. som en samlet betegnelse for kontraktopfølgning.

Kontraktopfølgning omfatter også emner, der er sværere at beskrive juridisk, fx samarbejdsrelationer, kvalitet og adgang til lokale varer, men som er vigtige for aftalens funktion.

En del af kontraktopfølgningen er at fremskaffe data, der kan bruges til de indkøbsanalyser, kommunens økonomi-controller foretager.

OBS! Grossister og leverandører bruge ofte begrebet Compliance om at leve op til regler og kontraktforpligtigelser.
Datakilder