Drivkraftcheck75x75

Udbuddet er delt op i tre sideløbende udbud, som både omfatter økologiske og konventionelle varer:

  1. Levering af fødevarer, delt op i fire geografiske områder
  2. Akutte indkøb og pædagogiske indkøb, delt op i 17 geografiske områder for at sikre kort gåafstand.
  3. Levering af frugt og grøntkasser.

Udbudsformen læner sig op af et sortimentsudbud. Der blev sammensat en varekurv med en måneds forbrug af de mest købte varer, som tilbudsgiverne skulle udfylde. Der blev bedt om priser på leveringerne, som sammen med logistikken og kvaliteten var i fokus.

Kommunen har foretaget en afgrænsning af, hvad institutionerne skal kunne købe via aftalen, og udbuddet omfatter derfor kun fødevarer inden for bestemte kategorier.

Store dele af udbudsmaterialet blev formet af dialogen med markedet, og udbuddet blev gjort så simpelt som muligt for leverandørerne. Fx er der ingen krav om webshop, økologiopgørelser eller konsulentbesøg. Simplificeringen giver flere bud, som dog samtidig også giver en stor controlling- og implementeringsopgave for kommunens indkøb.

Dagligvarehandelen som nye spillere

Med udbuddet til mindre institutioner har Skive Kommunes indkøbskontor arbejdet med aktører på fødevaremarkedet, primært dagligvarehandlen, som ikke er vant til at afgive bud på offentlige indkøb. Det er lykkedes over al forventning at vække interesse for udbuddet både blandt større nationale spillere og lokale leverandører.

Erhvervscenteret

Indkøbschef Laila Graugaard Jensen vurderer, at erhvervscentrets medvirken fra starten var vigtig. Udbuddets succes viser at markedsdialog er rigtig vigtig for gennemførelsen af udbud og at et samarbejdet mellem indkøb og erhverscentret klæder små og mellemstore virksomheder på til at afgive bud.

Erhvervscentret er et offentligt, selvstændigt center og dermed uafhængigt af kommunen, hvorfor de har kunne være en neutral vejleder for tilbudsgivere. De har ydet vejledning, bl.a. om udfyldelsen af ESPD (European Single Procurement Document) og det efterfølgende krav om levering af Serviceattesten (når en leverandør havde vundet udbuddet).

Erhvervscentrets service har gjort det mere tilgængeligt og trygt for leverandørerne at byde ind. Det frugtbare samarbejde er en service, der tilbydes til alle kommunens virksomheder, når de vil byde på kommunens udbud.