check75x75

Udbuddet

Bornholms Regionskommune havde et ønske om at lave et udbud, hvor det blev muligt at købe mere økologi og lokale  varer. Efter dialog med producenterne stod det klart, at man skulle undersøge mulighederne for et såkaldt tilbudslisteudbud med delaftaler på konkrete lokale varer.

Tilbudslister med delaftaler på konkrete lokale varer var ikke muligt

Indkøbsafdelingen i regionskommunen fandt ud af, at det ville blive for ressourcetung en opgave i forhold til deres bemanding. Hver delaftale ville kræve meget tid at udarbejde, og udbyttet ville være for småt i forhold til arbejdsmængden.

Producenterne af eksempelvis frugt og grønt på Bornholm vil endvidere kun kunne levere i en forholdsvis kort sæson, hvorfor det igen ville være et uforholdsmæssigt tungt arbejde at udarbejde delaftaler for et forholdsvist lille udbytte.

Sortimentsudbud gav bedst mening

Indkøbsafdelingen besluttede derfor at gå videre med et sortimentsudbud, hvor man har friere rammer med hele sortimentet med rabatsatser til rådighed. Grossisten forpligter sig til et samarbejde om, hvilke varer der skal være på hylderne. Hvis BRK dermed efterspørger en vare, vil den med al sandsynlighed også komme på hylderne.

Indkøbskurven blev sammensat i et samarbejde

Indkøbskurven til sortimentsudbuddet blev sammensat i et samarbejde mellem indkøbsafdelingen, udviklingskoordinator og lederen af Bornholms centralkøkken DeViKa. Der var minimumskrav, hvad angår varelinjer og økologiske varer. Fordelen er efter deres vurdering, at sortimentsudbuddet tilgodeser alle køkkentyper og giver bedre mulighed for dialog mellem grossisten, indkøbsafdeling og køkkener.

BC Catering vandt udbuddet

BC Catering har vundet udbuddet på billigste varekurv. For at kunne lave en god og brugbar varekurv er det dog væsentligt, at man har tilegnet sig viden om, hvilke varer køkkenerne har brug for at købe ind. Det kan ikke nytte noget at sammenligne priser på alkohol og vingummi, hvis man skal bruge rodfrugter og bælgfrugter. Det er væsentligt at afsætte rigeligt ressourcer til at gennemgå grossisternes tilbud på varekurven. Tilbuddene blev gennemgået i fællesskab af det samme trekløver, som stod bag varekurven; indkøbsafdeling, leder af centralkøkken og udviklingskoordinator, hvor sidstnævnte primært fungerede som repræsentant for de mindre køkkener for at tilgodese deres behov.

Controlling skal fungere som evaluering

Det har været centralt for udbudsarbejdet, at parterne har set den indgåede indkøbsaftale som et første skridt på vej mod en indkøbsaftale, der kan rumme alle de politiske målsætninger. Derfor er det blevet besluttet, at indkøbsaftalen løbende skal  evalueres, udfordres og udvikles.

BRK vil i den kommende tid stå for controllingen af aftalen ved at monitorere indkøbene, og efter indkøbsaftalen har fungeret i et års tid se, om der er varegrupper, der måske burde være delaftaler. Monitoreringen skal sørge for, at den politiske målsætning bliver fulgt. Hvis den ikke gør det, skal der evt. laves flere delaftaler, eller aftalen kan opsiges og en ny indgås. Desuden er der nedsat en følgegruppe, der vil lave en analyse af monitoreringen.